1. Storlek baserad på faktisk tillsättning
Räkna baklänges: hur många pass behöver ni täcka akut per vecka? Multiplicera med 3–5 för att få minsta pool. Större pool ger bättre svarsfrekvens men kräver mer underhåll.
Guide · Vikariepool
Bygga en vikariepool som faktiskt svarar
En pool är inte en lista – den är en levande resurs. Här är hur ni bygger en pool som svarar när det behövs, inte bara på papper.
Innehåll
- 1. Storlek baserad på faktisk tillsättning
- 2. Prioritetslager, inte en platt lista
- 3. Logga svarsfrekvensen automatiskt
- 4. Rotera in nya kandidater löpande
- 5. Var transparent om automation
2. Prioritetslager, inte en platt lista
Dela poolen i lager: interna vikarier, externa frilansare, säsongspersonal. Ring i lager-ordning så ni inte stör externa när interna kan ta passet.
- Lager 1: Interna vikarier med delegering på enheten
- Lager 2: Övriga interna vikarier
- Lager 3: Externa frilansare och säsongspool
3. Logga svarsfrekvensen automatiskt
Utan data blir poolen en gissning. Tidvis Staff sparar svarsfrekvens, acceptgrad och svarstid per vikarie så ni ser vilka som faktiskt bidrar.
4. Rotera in nya kandidater löpande
Sätt upp en månadsrutin: bjud in nya kandidater, pausa de som inte svarat på 60 dagar, kontakta inaktiva för status. En statisk pool tappar 20–30% per år.
5. Var transparent om automation
Vid registrering: säg tydligt att vikarier kan få automatiska samtal om pass. Inga överraskningar = högre acceptgrad och mindre support.
Klar att aktivera poolen?
Vi hjälper er importera kandidatlistan och sätta upp prioritetslagren i en gemensam workshop.